Šiandieniniame verslo pasaulyje vis dažniau girdima sąvoka i.eka kasos aparatas. Tai naujos kartos išmanus kasos aparato sprendimas, susijęs su Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) sukurta duomenų teikimo sistema. Kiekvienas verslas, naudojantis kasos aparatus, turėtų susipažinti su šia naujove, nes nuo jos priklauso ne tik patogesnis apskaitos tvarkymas, bet ir atitikimas naujiems teisės aktų reikalavimams. Šiame straipsnyje apžvelgsime 5 svarbiausius dalykus, kuriuos apie i.EKA kasos aparatus turi žinoti kiekvienas verslininkas.
1. Kas yra i.EKA kasos aparatas?
Pirmiausia svarbu suprasti, kas apskritai yra i.EKA kasos aparatas. Tai ne vien fizinis įrenginys, bet išmaniųjų elektroninių kasos aparatų sistema, kuri yra dalis VMI inicijuotos i.MAS platformos. Beje, pavadinimas i.EKA kilo nuo frazės „išmanusis elektroninis kasos aparatas“ – tai akcentuoja naują, skaitmeninį požiūrį į apskaitą. Paprastai tariant, i.EKA – tai posistemis, leidžiantis kasos aparatams automatiškai teikti duomenis mokesčių inspekcijai. Tradiciniai kasos aparatai fiksuoja pardavimus vidinėje atmintyje ir reikalauja periodinio duomenų atspausdinimo bei saugojimo popieriniuose žurnaluose. Tuo tarpu i.EKA sistemoje veikiantys kasos aparatai realiu laiku arba periodiškai perduoda pardavimo operacijų informaciją į VMI serverius elektroniniu būdu. Dėl to verslui nereikia rūpintis rankiniu būdu pildomais žurnalais, mažėja administracinė našta, o visa kasos pajamų apskaita tampa skaidresnė ir skaitmenizuota.
Svarbu atskirti, kad i.EKA kasos aparatas nėra konkretus vienos įmonės gaminys – tai bendras terminas visiems kasos aparatams ar kasos sistemoms, atitinkantiems naujus išmaniosios fiskalizacijos reikalavimus. Į šią kategoriją patenka tiek tradiciniai aparatai su specialiais saugos moduliais, tiek modernios kasos programėlės planšetėse ar kompiuteriuose, kurios integruotos su VMI sistema. Pavyzdžiui, rinkoje pasirodė ir naujoviški sprendimai – įrenginiai, sujungiantys kasos aparatą ir banko kortelių skaitytuvą. Visi jie veikia su i.EKA funkcionalumu, t. y. gali šifruoti kvito duomenis ir pateikti juos mokesčių administratoriui. Taigi, i.EKA žymi naują erą, kurioje kasos aparatai tampa išmanesni, o valstybės institucijos gali efektyviau stebėti pardavimų duomenis.
2. Nauji reikalavimai ir prievolės verslui
Antras itin svarbus dalykas – žinoti, kokius teisės aktų reikalavimus verslui atnešė i.EKA projekto įgyvendinimas. Vyriausybė nustatė aiškius terminus, iki kada verslininkai privalo pertvarkyti savo kasos aparatų sistemas. Palaipsniui nuo 2023 metų didesnės įmonės pradėjo teikti duomenis per i.EKA, o nuo 2025 m. gegužės 1 d. visi verslo atstovai, naudojantys kasos aparatus, privalo naudoti i.EKA sistemą pardavimų duomenų perdavimui VMI. Tai reiškia, kad nebelieka tradicinių „neišmanių“ kasos aparatų – kiekvienas naudojamas aparatas turi atitikti naujus technologinius reikalavimus.
Šie reikalavimai galioja visoje Lietuvoje – kasos aparatai privalo būti pritaikyti i.EKA sistemai lygiai taip pat, kaip ir bet kuriame kitame regione. Įstatymai numato, kad pardavėjai privalo pirkėjui pateikti kvitą už pirkimą ir dabar tai galima padaryti ne tik spausdinant popierinį čekį, bet ir elektroniniu kvitu. Svarbu pabrėžti, kad nors kvito išdavimo tvarka iš esmės nesikeičia, pats kasos aparatų veikimo principas pasikeitė iš esmės: nuo šiol visa informacija apie pardavimus turi būti saugiame skaitmeniniame formate ir pasiekti mokesčių inspekciją nustatytais intervalais.
Verslininkams, kurie nespėjo laiku atsinaujinti kasos įrangos, gresia rizika nesilaikyti įstatymų. VMI gali taikyti nuobaudas už nustatytu laiku neatliktą kasos aparatų modernizavimą ar neteikiamus duomenis. Todėl kiekvienam verslui svarbu pasitikrinti, ar jo naudojami kasos aparatai atitinka i.EKA reikalavimus. Jei vis dar naudojate seną modelį, pagamintą prieš 2019 metus, kurio technologiškai negalima pritaikyti naujai tvarkai, tokį aparatą būtina pakeisti naujesniu. Laimei, naujų išmaniųjų kasos aparatų pasirinkimas rinkoje yra platus, todėl verslai gali rasti tinkamą sprendimą pagal savo poreikius. Be to, nepalikite modernizavimo paskutinėms dienoms – artėjant prievolės įsigaliojimui aptarnavimo specialistai gali būti ypač užimti, todėl pasirūpinkite perėjimu iš anksto, kad išvengtumėte skubos ar veiklos trikdžių.
3. Saugos modulis ar virtuali kasa – ką pasirinkti?
Trečiasis dalykas, kurį verta suprasti – tai naujų tipų kasos aparatai ir jų veikimo būdai. Įdiegus i.EKA sistemą, rinkoje atsirado du pagrindiniai išmaniųjų kasos aparatų tipai:
- Kasos aparatas su saugos moduliu – tai tradicinio tipo įrenginys, turintis specialų techninį saugos modulį (su skaitmeniniu sertifikatu). Šis modulis kvitus ir jų duomenis, kaip sumas, mokesčių tarifus ir kt., pasirašo ir užšifruoja vietoje. Tokiu būdu užtikrinamas duomenų autentiškumas, o pats kasos aparatas gali veikti net ir laikinai neturėdamas interneto ryšio. Surinkti užšifruoti duomenys saugomi aparato atmintyje ir periodiškai perduodami į i.EKA posistemį. Šis variantas naudingas verslams, kurie dirba ten, kur gali būti nesklandus interneto ryšys, nes aparatas neužblokuos prekybos dingus ryšiui – duomenis perduos vėliau.
- Virtualios fiskalizacijos kasa (virtuali kasa) – šiuo atveju kasos aparato funkciją atlieka programinė įranga, veikianti su nuolatiniu ryšiu su i.EKA sistema. Tai gali būti speciali kasos programa, įdiegta planšetėje, kompiuteryje ar net išmaniajame telefone. Atliekant pardavimo operaciją, duomenys iškart siunčiami į i.EKA sistemą per internetą ir kvitui suteikiamas unikalus kodas realiu laiku. Kadangi pardavimas iškart registruojamas VMI posistemyje, papildomas fizinis saugos modulis nereikalingas – visa „fiskalizacija“ atliekama nuotoliniu būdu VMI serveriuose. Virtuali kasa yra patogus sprendimas, nes leidžia naudoti ir labai kompaktiškus įrenginius kaip kasos aparatą. Tačiau svarbu įvertinti, jog šiam sprendimui būtinas stabilus interneto ryšys: jei ryšys dingsta, kvito išrašyti negalėsite, kol ryšys neatsistatys.
Renkantis tarp šių dviejų variantų, kiekvienas verslas turėtų įvertinti savo poreikius. Mažesnėms parduotuvėms ar mobilų verslą vykdantiems virtuali kasa gali būti labai patogi – nereikia nešiotis papildomo aparato, pakanka turėti telefoną su atitinkama programėle. Tuo tarpu didesnėms parduotuvėms, restoranams ar kitoms vietoms, kur aptarnaujamas didelis klientų srautas, patikimiau gali veikti įprastesnis kasos aparatas su saugos moduliu, nes net trumpalaikiai ryšio sutrikimai nesustabdys darbo. Abu tipai atitinka i.EKA reikalavimus, tad svarbiausia – praktinis patogumas ir verslo specifika. Beje, rinkoje prieinami daugiau nei kelios dešimtys sertifikuotų modelių – tad pasirinkimas išties platus.
4. i.EKA privalumai verslui
Ketvirtas svarbus aspektas – kokią naudą verslui suteikia perėjimas prie i.EKA kasos aparatų. Nors iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti kaip papildoma prievolė ar investicija, išmaniųjų kasos aparatų naudojimas turi ženklių privalumų:
Mažesnė administracinė našta
Naudojant i.EKA, atsisveikinama su popieriniais kasos žurnalais. Visi duomenys apie pardavimus automatiškai kaupiami elektroniniu formatu, formuojami elektroniniai žurnalai. VMI skaičiavimu, verslui tai kasmet padeda sutaupyti milžinišką laiko ir sąnaudų kiekį, kurį anksčiau tekdavo skirti rankiniam duomenų suvedimui ir ataskaitų tvarkymui. Skaičiuojama, kad šalies mastu verslai, perėję prie skaitmeninės kasos apskaitos, sutaupys dešimtis milijonų eurų administracinių išlaidų. Pavyzdžiui, nebereikia klijuoti dienos Z ataskaitų į žurnalus ar rūpintis jų archyvavimu – sistema viską suformuoja automatiškai.
Greitesnis ir paprastesnis darbuotojų apmokymas
Naujos kartos kasos aparatai dažnai turi patogias, modernias sąsajas. Bankų ir mokėjimų ekspertai pastebi, kad darbuotojai, kurie anksčiau būdavo mokomi dirbti su senais kasos aparatais ilgiau, išmoksta naudotis išmaniosiomis kasomis vos per kelias minutes. Taip yra todėl, kad šiuolaikinės sistemos primena įprastas kompiuterines ar mobilias programėles, kurios daugeliui intuityvios.
Mažiau klaidų ir didesnis skaidrumas
Automatizuotas duomenų perdavimas sumažina žmogaus klaidų tikimybę – nebereikia ranka suvedinėti skaičių, o visi kvitai registruojami realiu laiku. Tai užtikrina skaidresnę apskaitą, sumažina sukčiavimo ar „šešėlio“ galimybes, nes VMI gali operatyviai stebėti pardavimus. Verslo savininkui tai taip pat patogu – galima bet kada peržiūrėti ataskaitas internete, matyti dienos pardavimus be papildomų pastangų.
Taupymas ir efektyvumas
Nors reikia investuoti į naują įrangą arba mokėti jos nuomą, ilgalaikėje perspektyvoje išmanus kasos aparatas gali net sumažinti sąnaudas. Kodėl? Senesni kasos aparatai reikalavo atskiro techninio aptarnavimo, dviejų įrenginių – atskiras kasos aparatas ir atskiras banko kortelių skaitytuvas, jų sujungimo bei priežiūros. Dabar gi galima naudoti vieną integruotą įrenginį, kuriame yra ir kasa, ir kortelių skaitytuvas, ir kvitų spausdintuvas kartu. Tokio išmanaus aparato mėnesio nuoma kainuoja nuo keliolikos iki keliasdešimt eurų, o perkant – kaina prasideda nuo kelių šimtų. Palyginimui, tradicinis kasos aparatas galėdavo kainuoti kelis tūkstančius eurų, be to, dar tekdavo mokėti už kortelių terminalo nuomą bei aptarnavimą atskirai. Taigi nauja sistema padeda sumažinti pradines investicijas ir supaprastina įrangos ūkį. Mažiau įrenginių – mažiau rūpesčių dėl jų priežiūros, mažesnės energijos sąnaudos ir aptarnavimo išlaidos. Be to, laiko taupymas dėl automatizuotų procesų netiesiogiai taip pat reiškia sutaupytus pinigus.
Nuotolinės paslaugos ir patogumas
Perėjus prie i.EKA, daugelį veiksmų galima atlikti nuotoliniu būdu. Pavyzdžiui, kasos aparato registravimas VMI sistemoje dabar atliekamas tiesiog prisijungus internetu, užuot pildžius popierines formas ir vykus į VMI padalinį. Panašiai ir su konfigūracijų keitimu ar programinės įrangos atnaujinimais – tai galima atlikti nuotoliniu būdu per tiekėjo suteiktas priemones. Aptarnaujančios įmonės, esant gedimui, dažnai gali nuotoliniu būdu diagnozuoti problemą ar įdiegti atnaujinimus. Visa tai taupo laiką ir leidžia išvengti verslo pertraukų. Galų gale, patys verslininkai gauna patogesnę prieigą prie savo pardavimų duomenų – tereikia prisijungti prie sistemos ir galima stebėti pardavimus realiu laiku, net nebūnant fiziškai parduotuvėje.
Apibendrinant, i.EKA suteikia ne tik prievoles, bet ir galimybes verslui modernizuotis. Daugybė įmonių, jau išbandžiusių naują sistemą, pastebi, kad kasdieniai procesai supaprastėjo, o patikrinimų atveju jie gali greičiau ir aiškiau pateikti reikalingus duomenis.
5. Kaip pasiruošti ir pradėti naudotis i.EKA?
Penkta, bet ne mažiau svarbi tema – kaip praktiškai pereiti prie i.EKA kasos aparatų naudojimo. Jeigu esate verslininkas, kuriam ši sistema nauja, rekomenduojame žengti šiuos žingsnius:
Įsivertinkite dabartinę situaciją
Patikrinkite, kokius kasos aparatus naudojate dabar. Jei jie gaminti iki 2019 m. ir nėra „išmanūs“, greičiausiai jums reikės naujos įrangos arba esamos modernizavimo. Pasitarkite su kasos aparatų tiekėju ar aptarnavimo įmone – jie galės įvertinti, ar jūsų turimą aparatą galima pritaikyti i.EKA reikalavimams.
Pasirinkite tinkamą sprendimą
Nuspręskite, kurį iš anksčiau aptartų tipų rinksitės – saugos modulio įrenginį ar virtualią kasos sistemą. Šis sprendimas turėtų atitikti jūsų verslo pobūdį, operacijų apimtį ir IT infrastruktūrą. Jei nežinote, kas geriau, pasikonsultuokite su specialistais arba kolegomis verslininkais, kurie jau diegė i.EKA. Taip pat galite aplankyti VMI interneto svetainę, kur pateikiami sertifikuoti kasos aparatų modeliai ir programinės įrangos, suderinamos su i.EKA, sąrašai.
Registruokitės VMI i.EKA posistemyje
Kai turėsite naują kasos aparatą arba atnaujintą senąjį, reikės jį užregistruoti VMI sistemoje. Tai atliekama nuotoliniu būdu per VMI elektroninio deklaravimo sistemą (EDS), prisijungus prie i.MAS aplinkos. Ten turėsite pateikti informaciją apie savo kasos aparatą (modelį, serijos numerį, saugos modulio duomenis arba virtualios kasos identifikatorius). VMI suteiks jums prieigą ir reikalingus skaitmeninius sertifikatus duomenų teikimui.
Apmokykite personalą
Įdiegus naują sistemą, skirkite laiko darbuotojų apmokymui. Parodykite, kaip naudotis nauju kasos aparatu ar programa: kaip registruoti pardavimą, spausdinti arba išsiųsti elektroninį kvitą, atlikti dienos pabaigos ataskaitą. Nors naujieji kasos aparatai gana intuityvūs, vis tiek svarbu užtikrinti, kad visi darbuotojai jaustųsi užtikrintai. Paaiškinkite ir ką daryti, jei dingtų interneto ryšys (jei naudojate virtualią kasą) arba jei aparatas rodytų klaidos pranešimą – t. y. kokie yra atsarginiai variantai, kada kviesti aptarnavimą.
Pasirūpinkite technine priežiūra
Net ir naujausia technologija gali patirti gedimų, todėl turėkite sutartį su įgaliota kasos aparatų aptarnavimo įmone. Tai garantuos, kad kilus techninėms problemoms jos bus sprendžiamos greitai ir laikantis teisės aktų. Reguliarus profilaktinis aptarnavimas užkirs kelią netikėtiems gedimams.
Pradėjus naudotis i.EKA, verta stebėti VMI pranešimus ir naujienas – taisyklės bei techniniai reikalavimai gali būti tikslinami. Tačiau esmė aiški: kasos aparatų apskaita persikelia į skaitmeninę erą, kurioje laimi sąžiningas verslas ir skaidri konkurencija. Žengę šį žingsnį, ne tik vykdysite pareigas valstybei, bet ir patys modernizuosite savo verslą, padarydami jį patogesnį sau ir savo klientams.
Išmanusis kasos aparatas ir sklandi veikla
i.EKA kasos aparatas šiandien tampa neatsiejama daugelio verslų dalimi. Šie penki aptarti aspektai – nuo to, kas yra i.EKA ir kodėl jis įvestas, iki praktinių patarimų, kaip pradėti naudotis – padės geriau suprasti pokyčių esmę. Technologijos keičia atsiskaitymų ir apskaitos tvarką, tad prisitaikę prie jų užtikrinsite sklandžią veiklą, išvengsite teisinių nemalonumų ir netgi supaprastinsite kasdienius procesus savo įmonėje. Ne veltui nemaža dalis smulkių bei vidutinių įmonių jau dabar sėkmingai naudoja i.EKA sprendimus ir įvardija tai kaip žingsnį į priekį – šių pokyčių jie nesigaili. Galima drąsiai teigti, kad investicija į i.EKA atsiperka per supaprastėjusius procesus ir ramybę, kurią verslas įgyja žinodamas, jog laikosi visų nustatytų reikalavimų.